Elegir entre Google Tasks vs Trello vs Notion no debería tomar más de diez minutos de decisión, pero muchos dueños de negocio terminan probando los tres, abandonando dos, y volviendo al cuaderno de siempre. La razón casi siempre es la misma: eligieron la herramienta por lo que hace, no por lo que su negocio realmente necesita organizar.
Este artículo compara las tres opciones en funciones, curva de aprendizaje, precio en dólares y en pesos dominicanos, e integración con WhatsApp y CRM, para que la decisión se tome en función del tamaño real de tu equipo.
¿Necesitas organizar tus propios pendientes, o coordinar a varias personas en el mismo proyecto?
Respuesta rápida: Google Tasks vs Trello vs Notion
Google Tasks es gratis, ya está en tu cuenta de Gmail y sirve para pendientes individuales o de equipos muy pequeños. Trello agrega tableros visuales tipo Kanban, ideal para ver el estado de varios proyectos con etapas. Notion es la más completa: combina tareas, documentos y bases de datos, pero exige más tiempo de configuración. Para una PYME dominicana que recién empieza a ordenar su operación, Google Tasks suele bastar; a medida que el equipo crece y necesita coordinar tareas visibles para todos, Trello o Notion se vuelven más rentables que el tiempo perdido en desorganización.
Qué necesita una PYME de un gestor de tareas
Antes de comparar funciones, conviene responder tres preguntas: ¿cuántas personas necesitan ver las mismas tareas?, ¿el trabajo tiene etapas que se puedan visualizar (por ejemplo, un pedido que pasa de "recibido" a "en proceso" a "entregado")?, y ¿cuánto presupuesto mensual hay para herramientas de software? Las respuestas a estas tres preguntas casi siempre apuntan a una de las tres opciones.
Google Tasks: fortalezas y límites
Fortalezas: gratis, sin curva de aprendizaje, integrado con Gmail y Calendar, disponible en celular sin instalar nada nuevo. Límites: no tiene vista de tablero, no permite asignar tareas a otra persona de forma clara, y no genera reportes.
Trello: para quién
Trello sirve a negocios que manejan un proceso con etapas visibles: un taller que quiere ver qué vehículos están "en diagnóstico", "en reparación" y "listos para entrega", o una agencia que sigue el estado de cada proyecto de cliente. Su fortaleza es la vista de tablero (Kanban), fácil de entender para cualquier empleado en minutos.
Notion: para quién
Notion conviene a negocios que además de tareas necesitan documentar procesos, manuales internos, bases de datos de clientes o contenido. Es más potente, pero también requiere más tiempo de configuración inicial; no es raro que un dueño de negocio abandone Notion a la semana por sentir que "hay que armar todo desde cero".
Tabla comparativa con precios
| Herramienta | Plan gratuito | Plan de pago (2026) | Mejor para |
|---|---|---|---|
| Google Tasks | Ilimitado, incluido en Gmail | No aplica (viene con Google Workspace desde US$7/usuario/mes) | Pendientes individuales o equipos de 1 a 4 personas |
| Trello | Hasta 10 tableros, tarjetas ilimitadas | Standard US$5/usuario/mes; Premium US$10/usuario/mes | Procesos con etapas visibles (Kanban) |
| Notion | Uso individual ilimitado, equipos hasta 10 invitados | Plus US$10/usuario/mes; Business US$18/usuario/mes | Tareas + documentación + bases de datos |
Con el tipo de cambio de referencia del Banco Central, un plan de Trello Standard equivale aproximadamente a RD$300 mensuales por usuario, y un plan Notion Plus a alrededor de RD$600 mensuales por usuario. Para un negocio de 3 a 5 personas, esto representa entre RD$900 y RD$3,000 al mes, frente a los RD$0 de Google Tasks.
Integraciones con WhatsApp y CRM
Ninguna de las tres conecta de forma nativa y directa con WhatsApp Business. Trello y Notion permiten integraciones mediante herramientas externas de automatización, con configuración adicional. Google Tasks no ofrece esa vía. Si el objetivo final es que un mensaje de WhatsApp se convierta automáticamente en una tarea de seguimiento comercial, ninguna de las tres resuelve eso por sí sola: se necesita un sistema de CRM o un agente de inteligencia artificial diseñado específicamente para ese flujo.
Recomendación por tamaño de equipo
Guía rápida de elección
- 1 a 2 personas, pendientes simples: Google Tasks. Es gratis y ya lo tienes.
- 3 a 8 personas, con un proceso de etapas (pedidos, reparaciones, proyectos de cliente): Trello.
- 8 personas o más, o negocio que además necesita documentar procesos y manuales: Notion.
- Cualquier tamaño, si el cuello de botella real es el seguimiento a clientes por WhatsApp: ninguna de las tres es suficiente por sí sola; hace falta un agente de inteligencia artificial conectado al WhatsApp del negocio.
Preguntas frecuentes
¿Puedo migrar de Google Tasks a Trello sin perder información?
Sí, aunque no hay una importación automática oficial entre ambas; hay que recrear las listas como tableros, lo cual toma poco tiempo si el volumen de tareas no es grande.
¿Notion es más difícil de aprender que Trello?
En general sí. Trello se entiende con solo ver el tablero; Notion requiere decidir cómo estructurar bases de datos y páginas antes de sacarle provecho.
¿Cuál de las tres tiene mejor versión gratuita?
Google Tasks, porque no tiene límite de tareas ni de listas. Trello limita a 10 tableros por espacio en el plan gratuito y Notion limita el tamaño de equipo a 10 invitados.
¿Sirve alguna de estas para reemplazar un CRM?
No completamente. Ninguna registra automáticamente de dónde vino un cliente, ni calcula tasas de conversión de ventas; para eso se necesita un CRM dedicado.
¿Qué pasa si mi equipo crece de 5 a 15 personas usando Trello?
Trello sigue funcionando, pero el costo mensual crece de forma lineal por usuario y conviene evaluar si Notion, con más funciones de documentación, ofrece mejor relación costo-beneficio a ese tamaño.
Conclusión
No existe una herramienta "mejor" entre Google Tasks, Trello y Notion: existe la correcta para el tamaño y el tipo de proceso de tu negocio. Empieza gratis con Google Tasks si tu equipo es pequeño, y evalúa Trello o Notion solo cuando el volumen de tareas y personas lo justifique. Si el verdadero cuello de botella de tu negocio es el seguimiento a clientes por WhatsApp, solicita tu asesoría gratuita en signagerd.com/cotizar y recibe tu cotización en minutos.
Fuentes
- Google Workspace, planes y precios 2026 — https://workspace.google.com/pricing
- G2, precios de Trello 2026 — https://www.g2.com/products/trello/pricing